Politique de confidentialité

PREAMBULE

Nous prenons votre vie privée très au sérieux et nous nous engageons à la protéger. Nous considérons que vous devez pouvoir facilement savoir quelles sont les données à caractère personnel que nous recueillons et utilisons, et comprendre vos droits en lien avec celles-ci.

La présente Politique de protection des données personnelles et cookies (ci-après la « Politique ») a pour objet de vous informer :

des types de données personnelles que nous collectons vous concernant.
De la manière dont sont collectées et traitées vos données à caractère personnel. Doivent être considérées comme données personnelles toutes les données étant susceptibles d’identifier un utilisateur. Il s’agit notamment du prénom et du nom, de l’âge, de l’adresse postale, l’adresse mail, la localisation de l’utilisateur ou encore son adresse IP ;
Des droits des utilisateurs concernant ces données ;
Sur le responsable du traitement des données à caractère personnel collectées et traitées ;
A qui ces données sont transmises ;
La politique du site en matière de « cookies ».

Nous vous recommandons de lire attentivement la présente Politique de confidentialité car elle contient des informations importantes sur vos données à caractère personnel.

Vous reconnaissez avoir pris connaissance et accepté la présente Politique. Si vous êtes en désaccord avec ces termes, vous êtes libre de ne pas fournir de données à caractère personnel. Vous êtes néanmoins averti que la communication de certaines de ces données conditionne l’accès aux Services et qu’en l’absence de cette communication certaines fonctionnalités peuvent en être dégradées. Vous pouvez imprimer le texte complet de notre Politique en cliquant ici.

DEFINITIONS

Donnée à caractère personnel : toute information relative à une personne physique identifiée ou qui peut être identifiée, directement ou indirectement, par référence à un numéro d’identification ou à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres.

Traitement de données à caractère personnel : toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des données, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction.

Responsable de traitement : la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres, collecte et traite des données à caractère personnel.

Destinataire : la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui est habilité à recevoir communication de données à caractère personnel, qu’il s’agisse ou non d’un tiers.

Tiers autorisé : une personne physique ou morale, une autorité publique, un service ou un organisme, placé sous l’autorité directe du responsable du traitement ou du sous-traitant, qui est autorisée à traiter les données à caractère personnel.

IDENTITE DU RESPONSABLE DE TRAITEMENT

Le responsable de traitement est l’Office Public de l’Habitat de la Côte-d’Or, Etablissement public à caractère industriel et commercial, dont le siège social est à DIJON (21000), 17 Boulevard Voltaire.

QUELS SONT NOS ENGAGEMENTS EN MATIERE DE PROTECTION DES DONNÉES ?

Conformément aux dispositions de l’article 5 du règlement européen 2016/679, la collecte et le traitement des données des utilisateurs du site respectent les principes suivants :

Licéité, loyauté et transparence : les données ne peuvent être collectées et traitées qu’avec le consentement de l’utilisateur propriétaire des données. A chaque fois que des données à caractère personnel seront collectées, il sera indiqué à l’utilisateur que ses données sont collectées, et pour quelles raisons ses données sont collectées.
Finalités limitées : la collecte et le traitement des données sont exécutés pour répondre à un ou plusieurs objectifs déterminés dans les présentes conditions générales d’utilisation.
Minimisation de la collecte et du traitement des données : seules les données nécessaires à la bonne exécution des objectifs poursuivis par le site sont collectées.
Conservation des données réduites dans le temps : les données sont conservées pour une durée limitée, dont l’utilisateur est informé. Lorsque cette information ne peut pas être communiquée, l’utilisateur est informé des critères utilisés pour déterminer la durée de conservation.
Intégrité et confidentialité des données collectées et traitées : le responsable du traitement des données s’engage à garantir l’intégrité et la confidentialité des données collectées.

POURQUOI TRAITONS-NOUS VOS DONNEES ?

Quand Orvitis est amené à traiter des données, il le fait pour des finalités spécifiques : chaque traitement de données mis en œuvre poursuit une finalité légitime, déterminée et explicite.

Les finalités sont inscrites dans le registre des traitements d’Orvitis. Les mentions d’information que nous portons à votre connaissance contiennent les finalités que nous poursuivons lors du traitement de vos données.

SUR QUELLE BASE LEGALE UTILISEZ-VOUS MES DONNEES PERSONNELLES ?

Les traitements reposent :

Soit sur le consentement des personnes concernées.
Soit sur la mise en place et l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles à la demande de la personne concernée.
Soit sur la nécessité de respecter les obligations légales ou réglementaires en vigueur.
Soit sur la nécessité d’assurer des missions de service public.
Soit sur la nécessité de satisfaire aux intérêts légitimes d’Orvitis.

Soit sur la nécessité de satisfaire aux intérêts légitimes d’Orvitis.

Les traitements reposent :

Soit sur le consentement des personnes concernées.
Soit sur la mise en place et l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles à la demande de la personne concernée.
Soit sur la nécessité de respecter les obligations légales ou réglementaires en vigueur.
Soit sur la nécessité d’assurer des missions de service public.
Soit sur la nécessité de satisfaire aux intérêts légitimes d’Orvitis.

QUELLES SONT LES CATEGORIES DE DONNEES A CARACTERE PERSONNEL QUE NOUS TRAITONS ?

Lors de la collecte des données, l’Utilisateur sera informé si certaines données doivent être obligatoirement renseignées ou si elles sont facultatives. Les données identifiées par un astérisque (*) sur les formulaires de collecte sont obligatoires. A défaut de les fournir, l’accès aux services et leur utilisation par la personne concernée sera impossible ou une demande liée à un formulaire ne pourra être satisfaite.

Les autres sont facultatives et leur non-fourniture ne remettra pas en cause la délivrance des prestations promises ou les réponses à des demandes de renseignement, bien qu’elle puisse en limiter la pertinence.

En particulier, Orvitis pourra être amené à collecter les données suivantes :

Données d’identification : nom ; nom d’usage ; prénoms ; sexe ; date et lieu de naissance ; nationalité ; adresse, numéro de téléphone, adresse électronique.
Données d’identification relatives aux intervenants sociaux impliqués : nom ; nom d’usage ; prénoms ; sexe ; adresse, numéro de téléphone, adresse électronique.
Données relatives à la relation commerciale : numéro de client ou de résident, demandes de documentation, prestations vendues, commandes.
Données relatives aux règlements des loyers et factures : modalités de règlements, remises consenties, reçus, impayés, relances, soldes.
Données relatives à la vie personnelle : situation familiale ; habitudes de vie ; situation locative ; mesure de faveur demandée ; mesure de faveur accordée.
Données relatives à la vie professionnelle : scolarité ; formation ; situation professionnelle ; emplois précédemment occupés ; projet professionnel.
Données économiques et financières : ressources ; dépenses par poste ; montant, durée et échéance des crédits en cours ; existence d’un plan de surendettement et/ou d’une procédure de rétablissement personnel, plan d’apurement.
Données relatives à la santé : Orvitis s’engage à collecter directement auprès des personnes concernées, ou de leurs représentants légaux, leur consentement exprès, d’une part, et de traiter ces données strictement dans le cadre de l’instruction des demandes d’attribution, d’adaptabilité ou de mutation des logements et de la mise en œuvre d’un suivi social, d’autre part.
Appréciations sur les difficultés sociales des personnes : difficultés rencontrées ; appréciation du contexte ; préconisations ; commentaires ; existence d’un autre suivi social. Orvitis s’engage à collecter directement auprès des personnes concernées, ou de leurs représentants légaux, leur consentement exprès, d’une part, et de traiter ces données strictement dans le cadre de l’instruction des demandes d’attribution, d’adaptabilité ou de mutation des logements et de la mise en œuvre d’un suivi social, d’autre part.
Données relatives aux infractions, condamnations ou mesures de sûreté nécessaires à la sauvegarde d’un droit en justice et décisions de justice ayant une incidence sur un lieu de résidence.
Données relatives aux inscriptions aux newsletters : civilité, nom, prénoms, adresse de courrier électronique.
Données de contact : les correspondances échangées, date et heure des messages.
Données professionnelles : adresse professionnelle de courrier électronique, numéro de téléphone professionnelle, dossier de candidature (CV, Lettre de motivation, Diplômes).
Données de connexion : adresse IP, pages consultées par l’utilisateur, la date et l’heure de la consultation.

En tout état de cause, Orvitis s’engage à traiter l’ensemble des données collectées de manière conforme aux réglementations en vigueur et notamment à la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée et au RGPD.

POUR QUELLES FINALITES TRAITEZ-VOUS MES DONNEES ?

Orvitis pourra être amené à collecter et utiliser vos données personnelles pour mettre en œuvre les services proposés et maintenir des informations actuelles, correctes et pertinentes vous concernant, pour répondre notamment à une ou plusieurs des finalités
listées ci-dessous :

La gestion des demandes d’informations, de documentation.
Les opérations relatives à l’instruction des demandes de logement social en location et l’instruction des demandes de logement social en accession à la propriété.
La gestion du patrimoine immobilier au sens large du terme.
Le contrôle d’accès nominatif aux zones soumises à une restriction de circulation.
La gestion et le suivi des copropriétés.
Le gestion et l’enregistrement des états des lieux et visites-conseils.
La sécurisation des biens et des personnes via des dispositifs de vidéosurveillance/vidéo protection des espaces communs ouverts ou non au public.
L’instruction des demandes d’attribution, d’adaptabilité ou de mutation des logements et, en particulier, la prise en compte des décisions des Commissions d’attribution des logements ou des Commissions départementales de médiation.
La gestion, l’organisation et le suivi des travaux, en ce compris la communication des coordonnées nécessaires pour permettre les interventions rendues nécessaires dans le logement et la prise de rendez-vous.
La gestion et le suivi des sinistres.
La gestion du contentieux, pré-contentieux et de l’exécution des décisions de justice.
L’organisation, la gestion et le suivi des enquêtes obligatoires (SLS, OPS).
La mise en œuvre d’un suivi social personnalisé proposé aux personnes et familles en difficultés, lors de l’attribution d’un logement ou en cours de gestion locative, pour permettre une entrée et le maintien dans un logement ou favoriser une meilleure insertion.
La gestion du contentieux avec les résidents et co-contractants.
Les statistiques et reporting sur l’occupation du parc.
L’envoi de sollicitations, messages promotionnels et informatifs via courriel, courrier postal, sms.
L’organisation de jeux concours, loteries et toutes autres opérations promotionnelles.
La publication d’images et vidéos, dans le cadre de la communication institutionnelle, dans le respect du droit à l’image.
La gestion des avis des personnes et enquêtes de satisfaction.
La gestion des fournisseurs et partenaires professionnels.
La réalisation de statistiques de fréquentation et la mesure d’audience des sites internet et applications mobiles.
La collaboration avec les partenaires sociaux.

Par ailleurs, Orvitis pourrait être amené à collecter des données à caractère personnel pour d’autres finalités, soit sur la base d’obligations légales, soit sur la base de l’intérêt légitime, sous réserve de respecter les droits et libertés fondamentaux, soit sur la base du recueil de consentement préalable des personnes concernées.

QUELS SONT LES BASES LÉGALES DES TRAITEMENTS DE VOS DONNÉES PERSONNELLES?

Les traitements reposent :

Soit sur le consentement des personnes concernées
Soit sur la mise en place et l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles à la demande de la personne concernée
Soit sur la nécessité de respecter les obligations légales ou réglementaires en vigueur
Soit sur la nécessité d’assurer des missions de service public
Soit sur la nécessité de satisfaire aux intérêts légitimes d’ Orvitis.

COMMENT ET COMBIEN DE TEMPS SERONT CONSERVÉES MES DONNÉES PERSONNELLES ?

Orvitis conservera vos données personnelles dans un environnement sécurisé pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou pendant la durée de conservation maximale prévue par la législation applicable en France.

QUI PEUT AVOIR ACCÈS À MES DONNÉES ?

Les données à caractère personnel collectées sont à destination des personnels des services internes d’Orvitis, habilités à en prendre connaissance. Les données à caractère personnel collectées sur un site ou un formulaire sont destinées à l’émetteur du document (dont l’identité est précisée sur le formulaire de collecte).

Dans le cas où Orvitis confie les activités de traitement de données à des sous-traitants, il est fait uniquement appel à des sous-traitants qui présentent des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées de sorte que le traitement réponde aux exigences de fiabilité et de sécurité requises par la réglementation applicable et garantisse la protection des droits des personnes.

Conformément à la réglementation en vigueur, vos données personnelles peuvent être transmises aux organismes, auxiliaires de justice et officiers ministériels autorisés par une disposition législative ou réglementaire, dans le cadre d’une mission particulière ou de l’exercice d’un droit de communication. Quand Orvitis est confronté à une demande de communication venant d’un tiers s’appuyant sur un texte, il s’assure que la disposition avancée est en vigueur, et qu’elle prévoit effectivement un droit de communication au bénéfice du demandeur. Orvitis veille à ne transmettre que les données prévues par le texte ou, en cas d’imprécision de ce dernier, les seules données qui lui apparaissent strictement nécessaires pour atteindre le but recherché. La communication des données sera réalisée selon des modalités permettant de s’assurer de leur sécurité, en adaptant la mesure retenue à la nature des données et aux risques en présence.

Orvitis n’effectue pas de transfert de données personnelles en dehors de l’Union Européenne, à l’exclusion des données collectées à des fins de mesure d’audience de son site.

LES DONNÉES PERSONNELLES DES MINEURS SONT-ELLES COLLECTÉES ?

Orvitis ne collecte, ni ne conserve des données personnelles concernant les mineurs de moins de 16 ans, sans obtenir un consentement parental vérifiable, sachant que les titulaires de l’autorité parentale pourront demander à recevoir les informations relatives à leur enfant et en demander la suppression.

COMMENT SÉCURISEZ-VOUS LES DONNÉES PERSONNELLES ?

Vos données personnelles sont conservées de la manière la plus sûre et la plus sécurisée. Nous prenons les mesures physiques, techniques et organisationnelles appropriées pour empêcher dans la mesure du possible toute altération ou perte de vos données ou tout accès non autorisé à celles-ci, et notamment :

chiffrage de bout en bout (utilisation du https) ;
accès par identifiant / mot de passe ;
habilitation par rôle avec restriction aux données nécessaires ;
sécurisation des locaux ;
archivage sécurisé et chiffré.

QUELS SONT LES DROIT QUI ME SONT RECONNUS ?

Droit d’accès

Lorsque vos données font l’objet d’un traitement, vous disposez du droit de demander à y accéder. L’exercice du droit d’accès vous permet d’obtenir et vérifier les données qu’un organisme détient sur vous. Il permet également de contrôler l’exactitude des données et, au besoin, de les faire rectifier ou effacer. L’organisme auprès duquel vous exercez votre « droit d’accès » devra être en mesure de vous faire parvenir une copie des données qu’il détient sur vous dans un format compréhensible. Orvitis vous demandera, au préalable, tout document permettant de prouver votre identité (ex. copie de pièce d’identité). Ce droit d’accès peut s’exercer par voie électronique ou par courrier. Son accès est gratuit. Dans certains cas, des frais raisonnables liés au traitement de votre dossier pourront vous être demandés.

Droit à la rectification des données

Vous avez la possibilité de demander à Orvitis que vos données personnes soient rectifiées, complétées si celles-ci sont inexactes, incomplètes, équivoques ou périmées.

Droit à l’effacement

Vous pouvez demander à Orvitis l’effacement de vos données lorsque l’un des motifs suivants s’applique :

les données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été initialement collectées ou traitées ;
vous retirez le consentement préalablement donné ;
vous vous opposez au traitement de vos données ;
lorsqu’il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement ;
le traitement de données n’est pas conforme aux dispositions de la législation et de la règlementation applicable.

Votre attention est attirée sur le fait que le droit à l’effacement des données n’est pas un droit général et qu’il ne pourra être exercé que si un des motifs prévus dans la règlementation applicable est présent. Si aucun de ces motifs n’est présent, Orvitis ne pourra répondre favorablement à votre demande. Ce sera le cas, si Orvitis est tenu de conserver vos données en raison d’une obligation légale ou règlementaire ou pour la contestation, l’exercice ou la défense des droits en justice.

Droit à la limitation de traitement

Vous pouvez demander le droit à la limitation du traitement de vos données personnelle dans les cas prévus par la législation et la règlementation.

Droit d’opposition au traitement

Vous pouvez vous opposer, à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, au traitement de vos données personnelles dont la base juridique est l’intérêt légitime poursuivi par le responsable de traitement. Vous pouvez également vous opposer à la prospection commerciale et au profilage si celui-ci est lié à une telle prospection.

Droit à la portabilité

Vous avez la possibilité de récupérer une partie de vos données dans un format ouvert et lisible par une machine. Elles peuvent ainsi les stocker ou les transmettre facilement d’un système d’information à un autre, en vue de leur réutilisation à des fins personnelles. Ce droit s’applique si ces trois conditions sont réunies : le droit à la portabilité est limité aux données personnelles fournies par la personne concernée et aux données d’exécution du contrat. Il ne s’applique que si les données sont traitées de manière automatisée (les fichiers papiers ne sont donc pas concernés) et sur la base du consentement préalable de la personne concernée ou de l’exécution d’un contrat conclu avec la personne concernée. L’exercice du droit à la portabilité ne doit pas porter atteinte aux droits et libertés de tiers, dont les données se trouveraient dans les données transmises suite à une demande de portabilité.

Droit de retirer le consentement

Lorsque le fondement du traitement de vos données personnelles est votre consentement, vous pouvez le retirer à n’importe quel moment.

Droit d’introduire un recours auprès de la CNIL

Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL, PARIS (75007), 3 Place de Fontenoy et sans préjudice de tout autre recours administratif ou juridictionnel.

Droit de définir des directives post-mortem

Vous avez la possibilité de définir des directives particulières relatives à la conservation, l’effacement, la communication de vos données personnelles après votre décès, auprès de nos services selon les modalités ci-après définies. Ces directives particulières ne concerneront que les traitements mis en œuvre par nos soins et seront limitées à ce seul périmètre.

COMMENT PUIS-JE EXERCER MES DROITS ET QUI DOIS-JE CONTACTER ?

Orvitis a désigné un Délégué à la Protection des Données, le « DPO ».

Vous pouvez exercer les droits énumérés ci-dessus à tout moment en contactant le Délégué à la protection des données d’Orvitis :

par courrier : Délégué à la protection des données d’Orvitis ,17 boulevard Voltaire, 21000 DIJON

par courrier électronique à l’adresse suivante : dpo@orvitis.fr

Dernière date de mise à jour : décembre 2024

Pour vérifier les mises à jour de notre Politique, il convient de consulter régulièrement cette page.